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如何成為采購經理人眼中的好供應商?
2022-06-16
海智在線
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隨著近期疫情再次爆發,一方面,工廠大規模停工停產;另一方面疫情對流通帶來的影響,讓零部件的跨省市運輸和出口造成阻礙,不少企業出現供應鏈斷裂、零部件斷供等現象,使得當下很多買家不得不開始重新評估自己現有的供應商,也在尋找一些潛在的優質供應商。

 

對于尋求業務發展的工廠來說,這其實也是疫情之下千載難逢開拓客戶的好機會。那么如何了解采購的所思所想,找到業務的突破口;如何在眾多供應商中間脫穎而出,獲得采購的青睞呢?

 

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顧衛東,跨國企業資深采購經理人、英國管理協會認證培訓師,具有二十多年的500強跨國企業工作經驗,歷任產品開發,供應商質量管理,資源開發,外包管理,戰略成本經理,戰略采購經理等職務,曾就職于孩之寶、摩托羅拉、柯達、飛利浦等企業。他將從供應商與采購溝通必須了解的四個關鍵問題出發,從多個角度講解采購經理人眼中的優質供應商是什么樣的。

 

Q
A
&

你是否了解一個RFQ項目背后的業務需求?

 

RFQ(request for quotation,譯為報價請求) 是采購是對供應商的第一印象,極其重要,采供雙方能否持續走下去,維持良好的合作關系,完全取決于第一印象。在RFQ的過程中,作為供應商,需要掌握采購背后真正的需求是什么。

 

如果采購發很多需求,只是拿來比較供應商的價格是否合理,這類RFQ你會如何處理?會不會覺得不是正式需求,不需要認真的對待,隨便給個價格就可以了。這樣的話,其實就錯過了繼續下去的機會。無論需求是否是真實,供應商需要時刻向采購展現出自身的專業性,讓采購看到報價后第一時間對你產生興趣。

 

在RFQ中,采購對于供應商的能力完全取決于提供的信息是否專業,再來決定后續是否要跟供應商進一步溝通。不同的采購需求,關注點也不一樣,如果只是比價,就會比較關注價格,并不太注重背后的細節;如果是正式的需求,比如現有的供應商出現一些問題,需要找新供應商替代,這個時候對于采購來說成本可能不是考慮的第一因素,而更加關注原有供應商出現的問題你是否能夠解決,如果能夠解決,在你的報價中是否能夠足夠體現這一點,如果牢牢抓住,就能夠吸引采購做進一步的溝通。

 

所以了解RFQ項目背后的業務需求非常重要,供應商不妨在報價之前,提前打個電話、發個郵件跟采購收集相關的資料,幫助判斷RFQ背后的需求,讓自身的報價更具有針對性。比如采購為什么要替換供應商,或者他正計劃要替換現有的供應商;亦或者是這家公司正在研發新品,原有的供應商跟不上步伐,還是說在做風險的把控,是當下有需求,還是在未來有準備,這些都是我們可以提前溝通去了解的信息。

 

RFQ就好比一個人找工作的簡歷,好的簡歷不應該是千篇一律,而是應該針對不同的公司定制化簡歷,根據客戶的需求做一些定制化的改動,在RFQ中體現采購想要知道的信息,這樣成功的概率會更高。通過RFQ能不能獲得審廠的機會,這是非常重要的敲門磚。

 

顧衛東認為,采供雙方通過密切交流互相加強認識,是提高雙方信任度非常重要的前提之一,但溝通也是需要技巧的。對于供應商而言,提問的初衷是幫助你如何更精準地報價,更應聚焦于產品項目本身:采購項目是新項目還是老項目?目前零件有沒有其他供應商正在供貨?這個項目的需求量是什么樣的?這個產品主要針對什么樣的市場?什么時候可以投產,量產?面對不同的市場,要求也不一樣,產品出口跟內銷的要求具備差異性,針對不同的需求,供應商可以在報價中體現出自己的優勢。

 

如果是因為受疫情影響,采購急需尋找新供應商,這時肯定更加關注未來供應鏈的風險。如果這家供應商在不同地區都設有工廠,那么風險相對來說就會比較小。這時供應商就可以更加強調工廠的布局,這就是疫情當下的優勢。

 

Q
A
&

你是否了解一份專業的報價單應該包括哪些內容?

 

第一,傳統的報價要素是不可或缺的。

主要包括價格、采購周期、最小訂單量、交付等,如果采購多次詢問報價單里沒有的信息,來回好幾次就會失去信心,一次性給到需要的所有信息能夠大大提高雙方的效率。

 

第二,報價需要更加精細化。

有些時候采購的一些需求是比較模糊的,需要供應商去做一個假設。比方說原材料價格波動很大,難以控制成本,供應商可以在報價單中注明當前是基于多少原材料的價格來報的,價格會隨著原材料的波動幅度隨之變動。另一方面,如果說是針對品質方面的要求,特別是第一次合作的時候,最好把關鍵的品質要求進行注明,基于在什么條件下來進行報價,一方面保護供應商自身的權益,另一方面也避免未來產生不必要的爭執。如果沒有解釋清楚,就會導致雙方之間產生誤解,降低彼此的信賴。

 

第三,足夠體現專業性。

當拿到圖紙之后,發現按照工廠目前的設備和工藝無法滿足采購的需求怎么辦?是選擇放棄,還是選擇一個新的設計方案?多數情況下,設計員都是按照最安全、最保險的方式來設計規格,有時候要求會比實際需求更高,但很多時候供應商不一定要100%達到圖紙需求。作為采購也希望供應商能夠基于專業知識給到可靠性的產品優化建議,告訴采購這個零件用什么工藝最好,通過優化設計把標準降低,于供應商而言符合了加工條件,于采購而言成本也降低了,選擇范圍更大,達成雙贏的效果。

 

Q
A
&

你是否了解客戶審廠的核心要求是什么?

 

因地制宜,因時制宜,因人制宜。對不同的企業,不同的行業標準,不同的時間點,側重點也會不一樣。

打個比方而言,汽車行業對于品控的要求肯定比其他行業更高;不同的公司也有自己的偏好,可能更加關注有沒有跟同行業公司供貨的經驗,會優先考慮有合作經驗的供應商來合作。

顧衛東回想起去年因為原材料緊缺,導致成本上漲了不少,為了供應和價格的穩定性,需要開發新的供應商,在這個時期他們的關注度更多放在供應商對于原材料的掌控程度、是否在原材料方面有自己的產業鏈、跟原材料供應商是否存在良好可持續的合作關系保證原材料的供應。對于供應商來說,如果在審廠過程中能夠展現這方面的優勢,機會就會更大,而不是一味地強調價格的優勢,因為在原材料緊缺的時期下,保證供應是第一優先級,成本因素位列其次,所以在不同的時間段,采購的側重點也會不一樣。

其次,在審廠的過程中最好有專項人員回答采購的問題,因為團隊每個人所處的職能不一樣,關注點也略有不同,這樣后續雙方團隊溝通起來也比較順利。

 

Q
A
&

你是否了解采購人員的考核指標(KPI)?

 

對采購人員而言,關系最密切的就是自身的考核指標。假設供應商能夠了解采購人員的KPI,并幫助采購完成KPI,那么采購就會對你心存感激,雙方的關系也會更上一層樓。

 

Q

如何了解采購的KPI?

普遍而言,采購的考核指標無非就是降本、品質、交付。但對于不同的采購人員,不同的時期,在不同的公司里側重點也是不一樣的。側重點是隨著時間環境的變化而變化的,作為供應商要感知到不同時期采購的側重點是什么,想辦法互相配合,一旦親密之后,你能得到的支持也不一樣的。

Q

以什么樣的方式來幫助采購完成KPI?

要明白一點,供應商不是不能向采購提要求,只要是合理并且能夠切身幫助采購解決問題的。

 

顧衛東提到去年供貨比較緊缺,就有一家供應商表示可以保證供應,但是需要他們滿足這兩點要求:第一,供應商需要提前購買大量原材料,希望他們的付款周期能夠縮短,提供一些預付款。第二,希望他們鎖定用量,以長期合作為目的,而不是這批訂單完成了,合作關系就終止了。在他們內部評估之下,風險并不是很大,付款周期也是可以申請的,便同意了這家供應商的需求,付出了很小的成本,保證了產品的供應,對于采購來說也是一件雙贏的事情。

 

任何時候采購都希望和供應商保持雙贏的關系,所謂雙贏就是指大家都能達成各自的目標且方向一致,彼此感覺良好,合作關系才能夠長遠、健康。

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